Vedtekter for Venner av Frogn bibliotek og eiendommen Torget 6.

Stiftet 20. januar 2024.

Vedtatt på stiftelsesmøte 20. januar 2024 og revidert ved ekstraordinært årsmøte 2.september 2024.

1 Formål

1.1 Foreningens navn er Venner av Frogn bibliotek og eiendommen Torget 6, heretter Bibliotekets venner. Foreningen er aktiv i Frogn kommune og har sin adresse der.

1.2 Bibliotekets venner er en ideell kulturforening, politisk og religiøst uavhengig medlemsorganisasjon.

2 Medlemskap

2.1 Bibliotekets venner har gratis medlemskap så lenge årsmøtet ikke bestemmer annet

2.2 Bibliotekets venners medlemmer representerer enkeltpersoner, familier, foreninger og næringsdrivende.

2.3 Styret kan oppnevne æresmedlemmer etter forslag fra medlemmene.

Æresmedlemskap utnevnes på grunnlag av særskilt innsats for BEHOLD OG BEVAR. Æresmedlemskap offentliggjøres på årsmøtet.

2.4 Bibliotekets venner skal ha et oppdatert medlemsregister.

3 Interessekonflikter

3.1 Bibliotekets venner skal være uavhengig av kommersielle interesser og alle foreningens midler, utstyr og eiendom og andre eiendeler skal kun brukes i samsvar med foreningens mål.

3.2 Frivillige kan ikke motta godtgjørelse fra Bibliotekets venner. Unntak er refusjon av dokumenterte utgifter i forbindelse med gjennomføring av oppdrag.

4 Årsmøtet

4.1 Årsmøtet er Bibliotekets venners øverste organ og skal fatte de vedtak som er nødvendige for å oppnå foreningens formål.

Vedtekter Venner av Frogn bibliotek 2 og Torget 6

4.2 Ordinært årsmøte avholdes innen utgangen av april hvert år. Styret forbereder årsmøtet, og bekjentgjør dato, tidspunkt og møtested senest 2 – to – måneder før årsmøtet. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet må være styret i hende senest 2 – to uker før årsmøtet. Forslag til vedtektsendringer skal være styret i hende senest 6 – seks – uker før årsmøtet. Innkalling med saksliste og sakspapir sendes ut senest 1 – en – uke før årsmøtet.

4.3.Bare medlemmer som er registrert to uker i forkant av årsmøtet har stemmerett, tale- og forslagsrett og er valgbare til tillitsverv.

4.4 Medlemmene kan stemme ved fullmakt, men et møtende medlem kan kun ha én fullmakt fra et annet medlem.

4.5 Årsmøtet bestemmer selv sin forretningsorden og saksliste, som skal inneholde

Valg av møteleder, referenter og 2 til å underskrive protokollen

• Godkjenning av innkalling og dagsorden
• Årsmelding og regnskap
• Budsjett, kontingent og aktivitetsplan
• Strategiplan
• Vedtektsendringer
• Innkomne saker

• Valg:

  • Leder
  • Nestleder
  • Styremedlemmer
  • Vararepresentanter i nummerrekkefølge
  • Revisor
  • Valgkomité for neste årsmøte
  • Medlemmer i komiteer som årsmøtet beslutter nedsatt.

4.6 Valg av faste plasser i styret er for 2 – to – år. Varamedlemmer velges for 1 – ett – år av gangen. Valg foretas slik at halvparten av styret er på valg hvert år.

Leder og nestleder skal som hovedregel ikke velges på samme årsmøte.

4.7 Ved personvalg der det er flere kandidater til et verv, skal voteringen skje skriftlig. Det samme er tilfelle ved øvrige avstemninger dersom minst en av de stemmeberettigede anmoder om det.

4.8 Årsmøteprotokollen skal inneholde oversikt over alle som deltar på årsmøtet og stemmefordeling i de ulike sakene. Protokollen skal offentliggjøres.

4.9 Årsmøtets vedtak blir gjort med alminnelig flertall, med unntak av vedtektsendringer og anke av eksklusjonsvedtak, som fattes med 2/3 flertall.

5 Ekstraordinært årsmøte

5.1 Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte dersom minst 2/3 av styret eller minst 10 % av medlemmene krever det. Innkalling skal skje med minst 2 – to – ukers varsel. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle saker som er nevnt i innkallingen og kan ikke heves før protokollen er signert av de to som er valgt til dette. Et ekstraordinært årsmøte kan ikke behandle vedtektsendringer. Krav til flertall følger samme bestemmelser som i paragraf 4.9.

6 Styret

6.1 Bibliotekets venner ledes av styret, som er høyeste myndighet mellom årsmøtene.

6.2 Styrets sammensetning

• Leder
• Nestleder
• 3 – 5 styremedlemmer, hvorav en kasserer og en sekretær
• 2 - 3 varamedlemmer

6.3 Varamedlemmer har møte- og talerett i alle styremøter. Forslags- og stemmerett inntreffer om vedkommende møter for fast medlem av styret.

6.4 Styrets oppgaver

Styret skal jobbe for et godt samarbeid med både Frogn kommune og Frogn bibliotek. Det oppnevnes et brukerråd for biblioteket og bygget med representanter fra kommunen, biblioteket og Bibliotekets venner. Leder eller den styret utpeker representerer Bibliotekets venner i brukerrådet.

Styret organiserer frivillig arbeid knyttet til biblioteket, så som organisering av biblioteksverter, og kan søke støtte og midler til egne aktiviteter og prosjekter, samt til bygget Torget 6.

Foreningen skal være støttespiller for bibliotekets virksomhet og aktiviteter, og bidra til at innbyggerinitiativ for biblioteket blir realisert.

Styret jobber for at foreningen har et stabilt inntektsgrunnlag for aktivitetene, og har god økonomistyring og regnskapsførsel. Styreleder og kasserer har prokura og signaturrett.

Styret har ansvar for å avholde og innstille saker til årsmøtet

Styret representerer Bibliotekets venner utad.

Styret konstituerer seg selv og nedsetter arbeidsgrupper av medlemmer og/eller eksterne kompetansepersoner for å løse nærmere definerte oppgaver eller prosjekter.

6.5 Styrets leder er Bibliotekets venner øverste leder og innehar, sammen med kasserer, organisasjonens prokura.

7 Oppløsning av Bibliotekets venner

7.1 Vedtak om oppløsning må fattes på ordinært årsmøte, Vedtaket krever ¾ flertall.

7.2 Bibliotekets venners eiendom og resterende midler skal gå til egnede foreninger ved oppløsning.